Как происходит передача дел другому директору?
Смена генерального директора — процедура, требующая особого внимания к передаче дел. В отличие от увольнения рядового сотрудника, уход руководителя организации затрагивает все аспекты деятельности компании: от финансовых документов до ключей от сейфа. Грамотно организованная передача дел позволяет избежать потери важной информации, хозяйственных споров и перебоев в работе предприятия.
Правовые основания для передачи дел
Трудовой кодекс РФ не содержит отдельной статьи, детально регламентирующей порядок передачи дел при смене руководителя. Однако обязанность провести такую передачу может быть закреплена в уставе организации, трудовом договоре с директором или внутренних локальных актах компании. На практике процедура регулируется совокупностью норм гражданского, трудового и корпоративного законодательства.
Решение о назначении нового директора принимается уполномоченным органом: общим собранием участников (для ООО), советом директоров или единственным учредителем. Одновременно с этим решением целесообразно утвердить порядок и сроки передачи дел.
Подготовка к передаче дел
До начала непосредственной передачи рекомендуется выполнить ряд подготовительных действий:
- издать приказ о проведении передачи дел с указанием сроков и ответственных лиц;
- создать комиссию по приёму-передаче (обычно в неё входят главный бухгалтер, юрист, представитель учредителей);
- определить перечень документов и материальных ценностей, подлежащих передаче;
- провести сверку расчётов с контрагентами и бюджетом;
- подготовить акт инвентаризации имущества.
Проведение инвентаризации
Инвентаризация при смене материально ответственного лица является обязательной в соответствии с законодательством о бухгалтерском учёте. Генеральный директор, как правило, несёт ответственность за сохранность имущества организации, поэтому инвентаризация проводится до момента его увольнения.
В ходе инвентаризации проверяется наличие и состояние:
- основных средств (оборудование, транспорт, мебель);
- товарно-материальных ценностей;
- денежных средств в кассе;
- ценных бумаг и бланков строгой отчётности;
- печатей и штампов организации.
Результаты инвентаризации оформляются соответствующими описями и актами, которые подписывают члены комиссии, увольняющийся и вновь назначенный директор.
Перечень передаваемых документов
Объём передаваемой документации зависит от масштаба и специфики деятельности организации. Как правило, передаче подлежат:
- учредительные документы (устав, свидетельства о регистрации, лицензии);
- бухгалтерская и налоговая отчётность;
- договоры с контрагентами, банками, арендодателями;
- кадровые документы (штатное расписание, трудовые договоры);
- банковские документы и сведения о расчётных счетах;
- электронные ключи и сертификаты электронной подписи;
- доверенности, выданные от имени организации;
- документы по судебным делам и проверкам контролирующих органов.
Оформление акта приёма-передачи
Центральным документом процедуры является акт приёма-передачи дел. Он составляется в свободной форме, но должен содержать следующие обязательные сведения:
- дату и место составления;
- данные увольняющегося и нового директора;
- перечень переданных документов с указанием количества и состояния;
- перечень переданных материальных ценностей;
- сведения о переданных ключах, паролях, электронных носителях;
- информацию о текущих обязательствах организации;
- замечания и оговорки сторон (если имеются);
- подписи передающей и принимающей стороны, членов комиссии.
Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в организации, второй передаётся увольняющемуся директору. Рекомендуется также сделать копию для учредителей.
Уведомление государственных органов
После смены руководителя необходимо внести изменения в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого в налоговый орган подаётся заявление по форме Р13014 в течение семи рабочих дней с момента принятия решения о смене директора. Также следует уведомить обслуживающие банки о смене лица, имеющего право подписи, и переоформить банковские карточки с образцами подписей.
Ответственность при отказе от передачи дел
Если увольняющийся директор уклоняется от передачи дел, учредители вправе обратиться в суд с требованием об обязании передать документы и имущество. Кроме того, бывший руководитель может быть привлечён к материальной ответственности за убытки, причинённые организации вследствие непередачи необходимых документов или имущества.